Veranstaltungsbezogene Personalplanung

Für Firmen, Bands & Vereine

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Schnelle & effiziente Personalplanung für Veranstaltungen

Mit der übersichtlichen Darstellung des GigPlaners haben Sie Ihre Personalsituation zu jeder einzelnen Veranstaltung stets im Blick. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter mit wenigen Klicks an und verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über deren Verfügbarkeit. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern direkt mit, für welche Tätigkeiten sie eingeteilt sind. Auf Wunsch können Sie sogar exakte Arbeitszeiten für jeden Mitarbeiter hinterlegen.

Ansicht einer Veranstaltung

Behalten Sie zu jeder Zeit die volle Übersicht

Mit den verschiedenen Kalenderansichten des GigPlaners behalten Sie auch bei einer großen Anzahl an Veranstaltungen stets die Übersicht. Neben Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesansichten stehen auch Ansichten für die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und die jeweilige Urlaubssituation zur Verfügung.

JahresansichtMonatsansichtWochenansichtTagesansichtVerfügbarkeitsansichtUrlaubsansicht

Keine zeitraubenden Absprachen per Telefon, E-Mail & Co.

Mit dem GigPlaner entfallen die oftmals lästigen und vor allem fehleranfälligen Absprachen per Telefon oder E-Mail. Der aktuelle Status einer Veranstaltung sowie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter ist zu jederzeit für alle Beteiligten abrufbar. Der GigPlaner kümmert sich hierbei automatisch im Hintergrund um eventuell notwendige E-Mail-Benachrichtigungen, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter zu einer Veranstaltung hinzugefügt wird.

Benachrichtigungen auf iPhone

Vielfältige und Flexible Möglichkeiten für Ihre Personalplanung

Jede Firma, jede Band und jeder Verein hat andere Anforderungen an die Personalplanung von Veranstaltungen. Aus diesem Grund ist der GigPlaner auf größtmögliche Flexibilität ausgelegt. Kombinieren Sie die Anfragevarianten nach Belieben und teilen Sie so Ihren Mitarbeitern oder Mitgliedern exakt mit, wann, wo und wie Sie sie einsetzen möchten. Anfragevarianten, die Sie nicht benötigen, können Sie mit wenigen Klicks ausblenden.

Unterjobs

Untertermine / Unterjobs

Mit dem GigPlaner können Sie auch umfangreiche, mehrtägige oder mehrwöchige Produktionen und Touren planen. Zu jedem Termin können Sie beliebig viele Untertermine bzw. Unterjobs definieren, die ebenfalls wieder über alle auf dieser Seite genannten Möglichkeiten der Personalplanung und -verwaltung verfügen. So behalten Sie auch dann die volle Übersicht über Ihren Personalbedarf, wenn sich dieser über den Zeitraum einer Veranstaltung regelmäßig ändert.

Personalbedarfsplanung

Erfassung des Personalbedarfs

Eine der Hauptfunktionen des GigPlaners stellt die Möglichkeit dar, Personal zu Ihren Veranstaltungen anzufragen und anschließend die Verfügbarkeit der Mitarbeiter mitgeteilt zu bekommen. Nicht immer möchten Sie jedoch direkt Ihre Mitarbeiter zu einer Veranstaltung anfragen oder eintragen. In diesem Fall können Sie im GigPlaner auch zunächst nur Ihren Personalbedarf hinterlegen. Der Bedarf (z.B. 1x Projektleiter, 2x Techniker und 5x Helfer) wird direkt in der Mitarbeiterliste als "offene Posten" angezeigt, die Sie anschließend (oder zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt) mit Mitarbeitern besetzen können.

Tätigkeitsanfrage

Anfragen nach Tätigkeiten

Zu jedem angefragten Mitarbeiter können Sie eine oder mehrere Tätigkeiten definieren. Neben einer Variante mit Dropdown-Feld für frei definierbare Tätigkeiten und einer Variante mit freiem Textfeld steht Ihnen auch eine einfache Angabe der Tätigkeiten mit Hilfe von Checkboxen zur Verfügung. Diese Checkboxen sind, speziell für Firmen der Veranstaltungsbranche, mit den Tätigkeiten "Aufbau", "Veranstaltung" und "Abbau" vorbelegt. Sie können jedoch je nach Bedarf bis zu sechs dieser Checkboxen mit eigenen Texten anlegen und in Ihrem Jobs verwenden.

Kategorienanfrage

Einteilung nach Kategorien

Die Organisation Ihrer Mitarbeiter erfolgt in Kategorien, die Sie frei anlegen können. Jeder Mitarbeiter kann einer oder mehreren Kategorien zugewiesen werden. Die Kategorien erleichtern sowohl die Übersicht in der Mitarbeiterliste einer Veranstaltung als auch die Suche nach passenden Mitarbeitern bei der Anfrage. Dort ist es möglich, die Mitarbeiter direkt nach den zugeordneten Kategorien zu selektieren.

Zeitanfrage

Arbeitszeiten zu Anfragen definieren

Um die Arbeitszeiten bei größeren Veranstaltungen möglichst genau vorzugeben und die Mitarbeiter beispielsweise in Schichten einzusetzen können Sie für jeden Mitarbeiter eigene Arbeitszeiten hinterlegen. Abhängig von diesen Arbeitszeiten erhalten Sie eine komfortable Tagesansicht im Kalender, mit welcher Sie schnell prüfen können, welche Mitarbeiter zu welcher Zeit noch verfügbar sind. Für die Mitarbeiter werden die Arbeitszeiten ebenfalls im Kalender und vor allem direkt im iCal-Abonnement übernommen. Damit haben die Mitarbeiter die Arbeitszeiten stets im Blick. Und bei Bedarf können die Arbeitszeiten einfach und schnell in die Abrechnung oder Zeiterfassung übernommen werden.

Doppelbuchungen

Doppelbuchungen und Terminüberschneidungen vermeiden

Bei vielen parallelen Terminen wird es oftmals schwierig, den Überblick über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu behalten. Der GigPlaner unterstützt Sie dabei und weist sie sofort darauf hin, wenn der Mitarbeiter, den Sie gerade anfragen möchten, bereits zu einer anderen Veranstaltung angefragt oder gebucht wurde. Je nach Einstellung warnt der GigPlaner vor Überschneidungen am selben Tag (ohne Berücksichtigung der Uhrzeiten) oder auf Basis der exakten Arbeitszeiten.

Kundendatenbank

Location- und Kundendatenbank

Mit der integrierten Location- und Kundendatenbank können Sie häufig benötigte Informationen zentral ablegen und jederzeit aufrufen. Auf diese Weise haben Sie zum Beispiel die Ansprechpartner einer Location oder Saalpläne jederzeit griffbereit. Dank der hinterlegten Adressen finden Ihre Mitarbeiter problemlos zu den Locations, gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter anhand der Nähe zur Location zu filtern (Umkreissuche). Nicht zuletzt lassen sich auf diese Weise Auswertungen erstellen, für welchen Kunden oder in welcher Location Sie die meisten Veranstaltungen durchführen.

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Kontakt

GigPlaner - Personalplanung für Veranstaltungen

Der GigPlaner erleichtert und beschleunigt die Personalplanung für Veranstaltungen. Durch die übersichtliche Darstellung im Webbrowser ist die Verfügbarkeit der Mitarbeiter oder Mitglieder jederzeit auf einen Blick ersichtlich. Und mit der Smartphone-App des GigPlaners kann sogar unterwegs auf die Daten zugegriffen werden.

Der günstigste Tarif des GigPlaners ist bereits ab 5€ pro Monat verfügbar. Der höchste Tarif (XL) mit vollem Funktionsumfang ist bereits ab 25€ pro Monat verfügbar.